Periodenabschluss

Um die Ordnung in der Buchhaltung zu sichern, sind am Ende jeder Buchungsperiode regelmäßig wiederkehrende Vorgänge - Abschlüsse - erforderlich. Der Abschluss einer Periode stellt in BUSINESS NAVIGATOR kein automatisches Auf-Null-Setzen der Kontensalden oder die Ausführung anderer Buchungsoperationen, sondern eine Sperre für die weitere Eingabe von Daten für diese Periode dar. Diese Funktion wird im Menü "Perioden" über den Menüpunkt "Periodenabschluss" aufgerufen. Der buchhalterische Abschluss der Perioden mit Abschließen der Daten an den Konten wird vom Buchhalter durchgeführt. Für diese Vorgänge sind eine spezielle buchhalterische Vorbereitung und Kenntnisse über das Wesen der Buchhaltung notwendig, so dass das Programm diese Vorgänge ohne den Buchhalter nicht ausführen kann.

Mit dem Periodenabschluss wird die aktuelle Buchungsperiode für weitere Eingaben gesperrt. Am Eingabeschirm werden die abgeschlossenen Perioden mit folgender Ikone vermerkt:

Der Abschluss einer Buchungsperiode erfolgt nicht unbedingt nach ihrem Ablauf. Auf Wunsch kann er auch später erfolgen, da er keine reale Auswirkung auf die Daten über die Kontosalden und -umsätze hat, sondern nur die Periode für Buchungseingaben sperrt. Für eine gesperrte Periode können keine Belege mehr eingefügt oder gebucht werden. Die heißen Salden an den Konten für alle Perioden ermöglichen den Aufruf von Salden, Umsätzen und von allen Arten von Buchungsnachweisen zu dem Zeitpunkt, zu dem sie gebraucht werden.

Es gibt gewisse Voraussetzungen, die für den Periodenabschluss erfüllt werden sollen. Vor dem Periodenabschlus sollen alle Belegblöcke für diese Periode gebucht und abgeschlossen werden. Die Periode kann nur abgeschlossen werden, wenn für diese Periode keine unabgeschlossenen Belegblöcke vorliegen.

Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, erscheint am Schirm folgende Meldung:

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Sie können die Periode nicht abschließen,

solange ungebuchte Belegblöcke für sie vorliegen.

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Alle Auswertungen über Bewegungen, Umsätze und Salden an den Konten können unbegrenzt für jede Periode, für Periodenintervalle oder für ein Jahr ausgegeben werden. Die Information über abgeschlossene Perioden und Jahre ist immer verfügbar, solange keine Reorganisation ihrer Daten ausgeführt wird.