Löschen alter Daten

 

Dieser Menüpunkt beinhaltet die Reorganisation von alten Daten, die in BUSINESS NAVIGATOR nicht mehr gebraucht werden. Mit dieser Funktion werden nur Daten von abgeschlossenen Jahren bearbeitet, wobei alle Primärbelege und Buchungsposten aus den Journalen gelöscht werden und nur Kontosalden und -umsätze zur Information aufbewahrt bleiben. Für den ausgewählten Mandanten löscht die Funktion für abgeschlossene Buchungsjahre Primärdaten wie Belege, Journale, Tagebücher u. a. Nach der Reorganisation von alten Jahren können Sie nur Informationen über Kontosalden und -umsätze, die für Finanzanalysen und zum Vergleich von Daten nach Jahren notwendig sind, erhalten. Die Bewegungsdaten von Belegen, Belegblöcken, Posten, Offenen Posten usw. werden gelöscht. Die wichtigsten Stammdaten des Systems bleiben unverändert. Auch die Daten von den nächsten Jahren bleiben erhalten. Die Datendateien werden von den unnötigen alten Informationen befreit und mit der Verringerung des Datenvolumens steigt die Schnellwirkung des Programms. Da sich die hier ausgeführten Operationen auf die ganze Datenbank des Systems auswirken, sollten Sie diese Funktion nur dann aufrufen, wenn keine anderen BuchungsOperationen stattfinden. Bei den Netzversionen des Programms ist diese Funktion nur auf dem Hauptcomputer durchzuführen und dabei müssen die anderen Werkstationen ausgeschaltet sein.

Warnung: Bevor Sie diesen Programmpunkt anwählen, sollten Sie Ihre Daten auf Diskette oder auf einem anderen sicheren Träger kopieren. So sind sie aufbewahrt und bei Bedarf können sie wiederhergestellt werden.

Nachdem Sie diese Funktion im Menü für Arbeit mit Mandanten angewählt haben, erscheint am Schirm ein Fenster mit zwei Tabellen. In der ersten Tabelle wählen Sie den Mandanten aus der Mandantenliste und in der zweiten Tabelle das Finanzjahr, bis zu welchem die Daten zu löschen sind, an. In der Liste der Jahre werden nur die abgeschlossenen Jahre - d. h. diejenigen mit dem Status "abgeschlossen" - angezeigt. Falls es für den ausgewählten Mandanten keine abgeschlossenen Jahre gibt, ist die Liste der Jahre leer und die Funktion kann nicht ausgeführt werden.

Drücken Sie den OK-Button, um diese Funktion auszuführen, und den Button "Verwerfen", um die Funktion abzubrechen. Wählen Sie Verwerfen, wenn Sie die Daten nicht gesichert haben, und führen Sie eine Datensicherung durch. Beschriften Sie die Archivkopie so, dass Sie wissen, dass hier auch die alte Information gespeichert ist, und bewahren Sie die Archivkopie auf einem sicheren Platz auf. Für die nächste Datensicherung verwenden Sie neue Disketten oder andere Träger, da im neuen Archiv die alten Daten nicht gespeichert werden.

Die Reorganisation der Daten wird erst nach Bestätigung mit dem OK-Button ausgeführt. Wenn Sie Ausführung der Reorganisation wählen und den OK-Button drücken, gibt das Programm folgende Warnung aus:

Löschen von alten Daten des Mandanten: PPP GmbH

bis einschließlich: 31.12.00

Bitte bestätigen Sie den Vorgang!

Nach dem endgültigen Bestätigen des Vorganges erscheint am Schirm Information über die Dateien, die im Moment bearbeitet werden, über das Datum, bis zu welchem die Reorganisation durchgeführt wird, sowie über den Zustand der momentan bearbeiteten Datensätze (allgemein, aufbewahrt, geändert, gelöscht). Am Schirm wird Information in folgenden Feldern ausgegeben:

PPP GmbH

Bis Datum 31.12.00

Datei: C:\NAV\MAND008\DATA\YEAR.DAT

Datensätze:

Insgesamt: 14

Aufbewahrt: 13

Geändert: 1

Gelöscht: 0

Die Reorganisation ist ein Prozess, der auch länger dauern kann, wenn Sie eine größere Datenmenge haben. Bitte warten Sie geduldig das Beenden des Vorgangs ab. Der inkorrekte Abbruch dieser Funktion kann zu großen Komplikationen und Problemen mit der ganzen Datenbank führen. Deshalb ist es sehr wichtig, vor der Durchführung der Reorganisation die Daten auf einem anderen Träger zu sichern.

Nach der Reorganisation ändert sich der Status des Finanzjahres auf "reorganisiert". Alle Perioden eines reorganisierten Jahres haben auch den Status "reorganisiert". Über sie sind nur Informationen über Salden, Umsätze und Finanzberichte möglich. Reorganisierte Jahre können nicht deaktiviert werden, da ihre Primärdaten gelöscht sind.

Um die Schnellwirkung der Arbeit mit allen Daten zu verbessertn, führen Sie nach dem Beenden der Reorganisation den Vorgang Dateirückspeicherung - Menü System, Datenprüfung - durch. Markieren Sie alle Dateien und drücken Sie den Button Dateirückspeicherung. Die Daten werden zur Arbeit mit einer kleineren Datenmenge optimiert und die Schnellwirkung erhöht sich wesentlich.