Jahresabschluss

Der Jahresabschluss erfolgt gleichzeitig mit dem Abschluss der letzten Periode des Jahres. Mit dem Jahresabschluss wird das aktuelle Buchungsjahr für die Eingabe von Buchungsoperationen gesperrt. Deshalb soll der Abschluss der letzten Periode des Jahres erst dann erfolgen, wenn für das alte Jahr keine Belege mehr einzugeben sind.

Die Ausgabe von Bilanznachweisen und von Auswertungen aus den Buchungsdaten hängt nicht davon ab, ob das Jahr abgeschlossen worden ist oder nicht. In BUSINESS NAVIGATOR haben Sie jederzeit die Möglichkeit, im Menü für Nachweise des Buchhaltungssystems eine Probebilanz auszugeben. Die Probebilanz ist nötig, um die Kontensalden laufend zu kontrollieren. Vor dem Jahresabschluss ist es zweckmäßig, auch die Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen, um einzuschätzen, wie sich ihre Ergebnisse auf die Bilanz auswirken werden. In BUSINESS NAVIGATOR findet keine automatische Auf-Null-Setzung der Kontensalden statt. Alle Operationen im System sollen sich auf entsprechende Buchungsbelege stützen. Die Übertragung der Ergebnisse der Gewinn- und Verlustrechnung in die Bilanz erfolgt mit einem internen Beleg, in dem die Daten dieser Rechnung enthalten sind. Mit Belegen erfolgt die Auf-Null-Setzung der Kontensalden, die in der Gewinn- und Verlustrechnung eingeschlossen sind. Bei analytischen Konten ist es günstig, das automatische Abschließen von analytischen Konten zu verwenden, um sich die Arbeit beim Abschließen zu erleichtern. Die so erzeugten Buchungen widerspiegeln, einerseits, die Abstimmung der Positionen von Einnahmen und Ausgaben mit den in dieser Periode real getätigten Geschäften und Buchungsvorgängen. Andererseits werden die Positionen der Aktiva und Pasiva in der Bilanz gesteuert.

Die endgültige Bilanz wird erst nach der Gewinnverteilung im Unternehmen ausgewiesen. Alle Umbuchungen von Beträgen auf die Konten bzw. alle Buchungen zum Abschluss des alten Jahres sind in der letzten Periode einzugeben. Wenn Sie die Buchungen, die den Jahresabschluss betreffen, speziell trennen wollen, wäre es günstig, für sie eine spezielle Periode - beispielsweise nur den letzten Tag dieses Jahres - zu definieren. In diese Periode werden Sie nur die Umbuchungen auf die Konten und die korrigierenden Buchungen eingeben. Diese Belege werden die Daten in den anderen Buchungsperioden nicht beeinflussen, sie werden gesondert behandelt. So können Sie besser nachweisen, welche Korrekturen Sie vor der Bilanzaufstellung vorgenommen haben. Außerdem können die Konten mit reinen Umsätzen bis zur Erstellung der Abschlussoperationen kontrolliert werden.