Deaktivieren einer Periode

Diese Funktion bringt die gebuchten Belege der ganzen Periode in ungebuchten Zustand zurück, um Information zu editieren, die schon mal gebucht worden ist. In BUSINESS NAVIGATOR ist das Prinzip der verschobenen Buchung der Daten realisiert, das gestattet, die Dateneingabe von der realen Eintragung der Information in die Konten zu trennen. Somit ist es möglich, die Belege zunächst einzugeben, zu prüfen und erst danach zu verbuchen.

Die Funktion Periode deaktivieren ermöglicht das Löschen aller Buchungen einer Periode, wobei die Buchungsbelege in ungebuchtem Zustand erhalten bleiben. Das ermöglicht ihr Editieren und wiederholtes Verbuchen, nachdem die Periode wieder aktiviert wird. Nach dem Deaktivieren bleiben in den Buchungsjournalen keine Spuren.

Das Deaktivieren ist nur für für aktive Perioden und Jahre möglich, d. h. nur wenn die Arbeit mit ihnen begonnen ist. Mit dieser Funktion werden alle Buchungen in den Journalen, alle Salden und Umsätze auf den Konten sowie alle Daten, die in den Nachweisen des Buchhaltungssystem ausgegeben werden können, gelöscht. Erhalten bleiben nur die in den Belegen und Belegblöcken eingegebenen Daten, wobei diese Daten in den ungebuchten Zustand zurückgebracht werden.

Das Deaktivieren läßt die Periode im Zustand "deaktiviert" und mit ihr kann man nicht arbeiten. Nach der Ausführung dieser Funktion soll die Periode wieder aktiviert werden, damit die Daten zugänglich zu machen. Die Arbeit mit den deaktivierten Daten unterscheidet sich nicht von der Arbeit mit ungebuchten Belegen. Sie können korrigiert oder gelöscht und dann wieder gebucht werden.

Da die hier durchführten Operationen sich auf die ganze Datenbank des Systems auswirken, sollten Sie die Durchführung nur dann vornehmen, wenn keine anderen Buchungsoperationen stattfinden. Bei den Netzversionen wird diese Funktion nur auf einem Computer durchgeführt, wobei an den anderen Werkstationen die Operatoren das Programm verlassen haben sollen.

Warnung:

1. Vor der Ausführung dieser Funktion sollen Sie die Daten auf Diskette oder auf einem anderen Träger sichern. So sind sie in ihrer alten Form aufbewahrt und können nötigenfalls wiederhergestellt werden.

2. Bei den Netzversionen ist diese Funktion nur auf dem Hauptcomputer auszuführen, wobei die anderen Werkstationen ausgeschaltet sein sollen.

Bei der Anwahl der Funktion Periode deaktivieren im Menü Mandanten von BUSINESS NAVIGATOR erscheint am Schirm ein Fenster mit zwei Tabellen. Die eine Tabelle enthält die Liste aller Mandanten, die mit BUSINESS NAVIGATOR bearbeitet werden. In der anderen Tabelle wird die Buchungsperiode gewählt, deren Daten deaktiviert werden sollen. In der Periodenliste werden nur die abgeschlossenen und die aktiven Perioden angezeigt. Falls für den gewählten Mandanten keine abgeschlossenen bzw. aktiven Perioden vorliegen, ist die Liste leer.

Vom Fenster für Deaktivieren einer Periode können Sie:

1. diese Funktion ausführen, indem Sie den OK-Button drücken, oder

2. die Funktion aufheben, indem Sie den Button Verwerfen drücken.

Wählen Sie Verwerfen, wenn Sie die Daten nicht gesichert haben. Danach archivieren Sie die Daten und beschriften Sie die Archivkopie so, dass Sie wissen, dass hier die bearbeitete Information aufbewahrt wird.

Das Deaktivieren der Periode wird erst nach Bestätigung mit dem OK-Button ausgeführt. Wenn Sie die Auführung der Funkion bestätigen, erscheint am Schirm folgende Warnung:

Die Daten des Mandanten  ...........................

 (Mandantenbezeichnung)

werden ab  .............................  deaktiviert

(Anfangsdatum der Periode) 

In diesem Fenster wird eine zweite Bestätigung der Operation erwartet für den Fall, dass die Funktion versehentlich gewählt worden ist. Die Ausführung der Funktion können Sie mit dem OK-Button fortsetzen und mit dem Button "Verwerfen" aufheben.

Nach Vorgangsbestätigung erscheint am Schirm Information über die Dateien, die im Moment bearbeitet werden, über das Datum, ab dem die Bearbeitung durchgeführt wird, sowie über den Zustand der momentan bearbeiteten Datensätze (allgemein, erhalten, geändert, gelöscht).

PPP GmbH

Bis Datum 01.06.02

Datei: C:\NAV\MAND008\DATA\SALDO.DAT

Datensätze:

Insgesamt: 13

Aufbewahrt: 13

Geändert: 0

Gelöscht: 0

Das Deaktivieren der Periode kann auch länger dauern, wenn Sie eine größere Datenmenge haben oder eine längere Periode deaktivieren. Bitte warten Sie geduldig das Beenden des Vorgangs ab. Ein inkorrekter Abbruch dieser Funktion kann zu großen Komplikationen und Problemen mit der ganzen Datenbank führen. Deshalb ist es sehr wichtig, vor dem Deaktivieren der Periode die Daten auf einem anderen Träger zu sichern.

Nach der Ausführung des Vorgangs befindet sich die Buchungsperiode im Status "deaktiviert". Um mit den Daten dieser Periode wieder arbeiten zu können, soll man die Periode wieder aktivieren. Das geschieht im Hauptarbeitsfenster - Menü Perioden, Funktion Aktivieren.

Ausgang

Normaler Ausgang aus dem Programm. Wenn Sie aus technischen Gründen das Programm nicht normal verlassen haben, lesen Sie die Beschreibung der Funktionen im Menü System - Datenprüfung. Wenn Sie das Programm nicht richtig verlassen haben, führen Sie im Fenster für Datenprüfung die Funktion Allgemeine Prüfung aus, bevor Sie mit der ernsthaften Arbeit fortfahren.