Belegarten

Die automatische Kontierung in BUSINESS NAVIGATOR stützt sich auf die Arbeit mit Belegen und nicht auf Eingabe von Bereichskonten. Die Parameter der eingegebenen Belege werden im voraus als Belegarten definiert, die die meist verwendeten Belege umfassen. Darin werden als Standardwerte auch die Konten vorgegeben, auf die die Belegbeträge gebucht werden. So ist die Buchungsinformation bei der Eingabe von Buchungen größtenteils bereits geladen und der Anwender braucht nur die notwendigsten Daten einzugeben. Die Dateneingabe wird auf die Hälfte reduziert und es werden viele Fehler bei der Bearbeitung von gleichartigen Operationen vermieden.

Automatische Kontierung

Der dokumentarische Arbeitsansatz spart dem Anwender viel Zeit bei der Eingabe und beim Buchen von Daten. Es werden nicht Buchungssätze, sondern Belege eingegeben. In den Belegarten werden von vornherein die wichtigsten Daten definiert, die sich bei jedem Beleg dieser Art wiederholen. Die verschiedenen Belegarten werden beim Buchen unterschiedlich bearbeitet, wobei die meisten Operationen vorgegeben sind und automatisch gesteuert werden. Die Belegarten stellen an und für sich Schablonen zur Eingabe von Belegen, die mit bestimmten Buchungsoperationen verbunden sind, dar. Die in den Belegarten vorgegebene automatische Kontierung hat zwei Ebenen - Anwenderebene und interne Ebene.

Die automatische Kontierung schließt jedoch nicht alle Fälle ein. Manche Belege brauchen nicht vorläufig kontiert zu werden, z. B. für einmalige, spezifischere Operationen. In diesem Fall kann entweder bei der Eingabe die vorgegebene Kontierung geändert werden, oder man kann eine Belegart verwenden, die nicht kontiert ist.

Die automatische Kontierung hat folgende Ebenen:

Anwenderkontierung

Die Anwenderebene der automatischen Kontierung wird in den Belegarten definiert. Die in den Belegarten angeführten Konten werden dem Operator bei der Eingabe von Belegen als Standardwerte vorgeschlagen. So können auch Operatoren, die die Buchungskonten nicht kennen, Operationen und Kontierungen richtig eingeben. Es werden Standardwerte der Belegart vorgegeben, die immer überschrieben werden können, erleichtern aber sehr die Arbeit bei der Eingabe. So sind z. B. die Eingangseinnahmebelege durch das Programm eindeutig kontiert. Sie sind als Eingangszahlung nach Soll für einen Kunden und nach Haben auf das Kassenkonto definiert. So brauchen wir bei der Eingabe solcher Belege nur den Kunden einzutragen oder ihn in der Liste aller Kunden anzuwählen und den bezahlten Betrag einzugeben. Alle Kontierungen sind vorgegeben, so dass ein Fehler in solch einem Beleg kaum möglich ist.

Interne Kontierung

Die interne Kontierung ist in anderen Arten von Stammdaten - wie Steuern, Operationen u. a. - vorgegeben. Das sind die verdeckten Kontierungen der Konten, die an diesen Arten von Stammdaten beteiligt sind. Die interne Kontierung ist in der Belegart nicht konkret sichtbar und lässt sich nur ändern, wenn die mit ihr verbundenen Daten geändert werden.

Menü

Nach Auswahl des Menüs "Belegarten" erscheint auf dem Bildschirm die Auflistung sämtlicher Belegarten, die im System definiert sind. Die Auflistung ist nach dem Code der Belegarten sortiert. Der Code der Belegart ist als eine Abkürzung der Bezeichnung vorgegeben und an dieser Abkürzung ist leicht zu erkennen, um welchen Beleg es sich handelt. Vor der Bezeichnung mancher Belegarten steht ein Minus oder ein Plus in Abhängigkeit davon, ob sie für Eingangs- oder Ausgangsoperationen vom Gesichtspunkt der bearbeiteten Firma sind. Das sind Belege für Geschäfte mit Kunden und Lieferanten. Hier zwei Beispiele für Abkürzungen von Belegarten:

-SR: Ausgangssteuerrechnung

+EKB: Einnahmekassenbeleg

Einfügen einer Belegart

Zum Definieren von neuen Belegarten haben Sie den Button "Einfügen" in der Tabelle mit der Auflistung der Belegarten bzw. die Taste Insert zur Verfügung.

Sie können immer eigene Belege einfügen, aber das Einfügen einer neuen Belegart verlangt gute Kenntnis der Belegstruktur. Machen Sie sich mit der Beschreibung der Parameter, die in den Eingabefeldern beschrieben werden, vertraut, um sich den Ärger wegen des Definierens von inkorrekten Belegen zu sparen. Wenn Sie einen neuen Beleg anlegen sollen, ist es deshalb besser, die Möglichkeit zum Kopieren eines ähnlichen Belegs auszunutzen. Editieren Sie anschließend den Beleg gemäß Ihren Anforderungen. Die Änderungen seiner Struktur werden viel weniger sein. Eine andere Möglichkeit wäre es, den Button "Import" zum Importieren von fertigen Belegarten, die durch die Entwicklerfirma oder durch eine andere Firma erstellt worden sind, zu benutzen.

Editieren der Belegart

Zum Editieren einer Belegart positionieren Sie den Cursor auf den gewünschten Datensatz in der Tabelle. Durchsehen oder Editieren von Belegarten werden über den Button "Editieren" oder mit der Taste Enter aktiviert.

Zugänglich sind alle Felder, die den Beleg kennzeichnen, wenn diese Belegart bisher nicht benutzt worden ist. Falls Belege von dieser Belegart eingegeben worden sind, sind nur bestimmte Felder auf dem Bildschirm "Allgemeine Daten" zum Editieren zugänglich. Das sind die Felder "Art nach Mwst" und "Druck". Auf dem Bildschirm "Standardwerte" sind alle Felder zum Editieren verfügbar.

Löschen einer Belegart

Belege, die keine Buchungen enthalten, können gelöscht werden. Positionieren Sie sich auf den zu löschenden Beleg und betätigen Sie den Button "Löschen" oder die Taste Delete.

Dieses Verfahren ist nicht zum Löschen von vielen Belegen vorgesehen, da man nicht weiß, wann man einen Beleg wieder benötigen wird. Außerdem gibt es Belegarten, die für die automatischen Operationen von BUSINESS NAVIGATOR erforderlich sind.

Kopieren

Über den Button "Kopieren" können Sie einen bereits angelegten Beleg benutzen, ihn unter einem anderen Namen kopieren und ihn nur ein wenig ändern. So sparen Sie sich die halbe Arbeit beim Definieren einer Belegart und vermeiden unvorgesehene Fehler.

Wenn Sie den Button "Kopieren" betätigen, erscheint auf dem Bildschirm die Form für Kopieren einer Belegart mit folgenden Daten:

Kopieren von:

In diesem Feld wird die Bezeichnung und der Code der bereits ausgewählten zu kopierenden Belegart eingeblendet, z. B.:

-SR : Steuerrechnung

Die Anzeige in diesem Feld dient nur zur Information. In diesem Feld wird der zu kopierende Beleg geladen.

Als:

Code:

Name:

Hier setzen Sie zunächst den Code des neuen Belegs in 10 Zeichen ein. Tragen Sie einen verständlichen Code ein, mit dem Sie die Belege eingeben werden. Drücken Sie anschließend die Taste Tab oder positionieren Sie die Maus in das Feld zum Eintragen der Bezeichnung des neuen Belegs. Nach der Eingabe der Daten betätigen Sie den OK-Button.

Der neue Beleg ist in die Liste der Belegarten eingetragen. Er enthält die Daten des Belegs, von dem er kopiert wurde. Wenn wir etwas daran ändern wollen, betätigen wir den Button "Editieren" und ändern den Beleg. Nach der Änderung können wir ihn für seine neue Bestimmung verwenden.

Wenn Sie den Bildschirm mit nicht eingegebenen Daten für Code und Name bestätigen, werden Sie einen leeren Beleg abspeichern, der ohne Namen in der Liste erscheinen wird.

Export

Der Import und Export von Belegarten sind eine Erleichterung bei der Übertragung von fertigen Belegarten von einer Firma zu einer anderen. BUSINESS NAVIGATOR speichert die Dateien in einem speziellen Format ab, so dass er sie beim Import problemlos in die Datenbank der anderen Firma überspielt.

Im Menü "Stammdaten", "Grunddefinitionen", "Belegarten" betätigen Sie den Button "Export". Auf dem Bildschirm erscheint eine Auflistung sämtlicher Belegarten dieser Firma, in der Sie die zu exportierenden Belege anwählen. Klicken Sie mit der Maus diese Belegarten - eine oder mehrere, die Sie exportieren wollen, an. Die angewählten Daten werden dunkler unterlegt.

Im Feld "Datei" geben Sie den Dateinamen mit 5 Buchstaben vor und drücken Sie "OK". Tragen Sie einen solchen Namen ein, nach dem Sie danach beim Import in die andere Firma diese Datei suchen werden.

Die Dateinamen zum Exportieren von Belegarten fangen immer mit dem Präfix TYP an. Dieses Präfix wird vom Programm automatisch geladen und kann nicht geändert werden. Nach diesem Präfix wird der Dateiname - bis 5 alphanumerische Zeichen - eingetragen. Es folgt die Dateiextension, die automatisch geladen ist und für alle Datenarten .NAV lautet. Diese Extension gibt das Dateiformat an, das ein spezielles Format für BUSINESS NAVIGATOR ist. Alle Dateien, in denen Belegarten exportiert sind, fangen mit der Abkürzung TYP an und haben die Extension .NAV.

Nachdem wir den Dateinamen zur Aufzeichnung der Daten angeben, werden die markierten Belege in die vorgegebene Datei hineingeladen, von wo sie dann in eine andere Firma importiert werden können.

Falls das Vermerk "Senden per e-mail nach dem Export" markiert ist, wird diese Datei sofort an die Adresse gesandt, die unter Punkt "Standardwerte" im Menü "Stammdaten", "Grunddefinitionen" hinterlegt ist.

Import

Das Importieren von Belegarten gestattet, in einer anderen Firma oder durch den Entwickler von BUSINESS NAVIGATOR erstellte Belegarten problemlos in die Firma, in der wir arbeiten, zu übertragen. Diese Funktion ist vorteilhaft für das Importieren von Belegarten, die durch die Entwickler erstellt worden sind und den Umgang mit den automatischen Operationen bzw. das Definieren von neuen Parametern bei Gesetzänderungen erleichtern. Zum Importieren von Belegarten aus einer Datei sollen Sie in die andere Firma gelangen und in der Tabelle mit der Auflistung der Belegarten den Button "Import" drücken. Es erscheint ein Bildschirm zur Auswahl der Datei, aus der wir importieren wollen. Alle Dateien, in die Belegarten exportiert worden sind, fangen mit der Abkürzung TYP an und haben die Extension .NAV.

Im Feld zur Dateiauswahl wird automatisch der Wert

typ*.nav

geladen. Wählen Sie die nötige Datei, die Sie bei der Funktion "Export" angegeben haben, aus. Sie erscheint automatisch in der Tabelle unterhalb des Dateinamens. Sie sollen sie markieren und anwählen.

Nach der Dateiauswahl werden die darin enthaltenen Daten automatisch in die Auflistung der Belegarten hineingeladen.

Beobachten Sie aufmerksam den Bildschirm während des Imports, um die Fehlermeldungen zu lesen, falls etwas falsch vorgegeben ist. Zum richtigen Importieren von Belegarten bedarf es, dass Standardkonten, Steuern, Nummerierungsmodus und Operationen, die in der ersten Firma definiert sind, auf dieselbe Art auch in der zweiten Firma definiert werden.

Nach dem Import gelangen Sie in die Belegart, überprüfen Sie sie und, falls nötig, korrigieren Sie die Einstellungen.

Eingabefelder

Beim Anlegen bzw. Editieren einer Belegart ist eine Datenkorrektur in den Bildschirmfeldern "Allgemeine Daten", "Standardwerte" und "Zusätzliche Parameter" erforderlich.