Überblick

Die Stammdaten sind Daten von allgemeiner Bedeutung, die im System für einen längeren Zeitraum unverändert bleiben. In den Stammdaten speichert das System gleichbleibende Informationen über Ihre Firma, Ihre Kunden und Lieferanten sowie Konto- und Steuerinformationen usw. Der größte Teil der Stammdaten enthält Informationen zur Steuerung der täglichen Arbeit mit BUSINESS NAVIGATOR. Sie bestimmen einerseits die erlaubten Eingaben, andererseits die internen Verarbeitungsvorgänge der Programme.

Bei der Installation von BUSINESS NAVIGATOR werden für Ihre Firma jene Stammdaten festgelegt, die die prinzipielle Funktionsweise des Programms bestimmen:

Funktionsfähigkeiten des Systems, wie z. B.: Buchhaltung für einen oder für mehrere Mandanten, verwendete Sprachen, angekaufte Waren usw.

Kontodaten: Sachkonten, Personenkonten, synthetische und analytische Konten, Kontenplan, Auswertungslisten, die für die konkrete Verarbeitung der Buchungen erforderlich sind.

Bankdaten - dienen zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Stammdaten, die für alle Mandanten gelten - Angaben über Mandanten, Banken, Länder, Ortschaften, Postleitzahlen u. a.

In BUSINESS NAVIGATOR wird ein neuer Ansatz beim Arbeitsbeginn angewendet, der den Anwender bei der erstmaligen Konfigurierung des Programms mit den wichtigsten Daten der Buchhaltung maximal erleichtert. Beim Beginn der Arbeit mit den einzelnen Mandanten erfolgt die Installation des Programms schnell und einfach mit Hilfe der verwendeten Schablonen mit voreingegebenen Stammdaten. Die Musterdaten sind im System als Modelle (Schablonen) eingetragen, die die wichtigsten Daten für eine Buchhaltung enthalten.

In den Modellen können die allgemeinen Beschreibungen des Kontenplans sowie die wichtigsten Daten der Buchhaltung zusammengefasst werden und es kann die Spezifik der Firmen mit bestimmtem Unternehmensgegenstand definiert werden. Vordefiniert sind fünf fertige Kontenpläne für unterschiedliche Firmentypen: Wechselstuben, Produktionsunternehmen, Groß- und Einzelhandelsfirmen sowie eine universelle Schablone mit dem vollständigen dreistelligen Kontenplan nach dem Buchhaltungsgesetz. Außerdem sind zwei weitere Kontenpläne für Budgetorganisationen und für Baufirmen entwickelt.

Wenn die Daten der Firma von den im voraus eingegebenen Musterdaten abweichen, können Sie sie je nach dem Bedarf ändern. Man kann auch eine zusätzliche Firmenschablone erstellen, die in den Zweigstellen der Firma verbreitet werden kann.

Zu den allgemeinen Stammdaten von BUSINESS NAVIGATOR gehören die Daten des Buchhaltungssystems, die Stammdaten über die Fremdwährung, die Kontrahenten und die Optionen des Buchhaltungssystems. Dieses Menü enthält folgende Funktionen, die als einzelne Menüpunkte abgesondert sind:

Menü Kontenplan mit folgenden Untermenüs

"Konten"

"Bereichskonten"

"Kunden"

"Lieferanten"

"Kunden- und Lieferantengruppen"

"Buchhaltungskorrespondenzen"

"Abschreibungsplan"

"Aufwertungen"

Menü "Analytische Merkmale" mit folgenden Untermenüs

"Typen von Bereichskonten"

"Nomenklaturpositionen"

"Nomenklaturdefinitionen"

"Maßeinheiten"

Menü "Grunddefinitionen" mit folgenden Untermenüs

"Belegarten"

"Steuern"

"Definitionen von Auswertungen"

"Auswertungen"

"Standardwerte"

"Nummerierungsmodus"

Menü "Firmendaten" mit folgenden Untermenüs

"Adressen"

"Fremdwährungen"

"Perioden und Jahre"

"Zahlungsbedingungen"

"Mahnungen"

"Textkonstanten"

"Notizen"

Menü "Allgemeine Angaben" mit folgenden Untermenüs

"Banken"

"Länder"

"Ortschaften"

Alles, was Sie in Ihrer Arbeit mehrmals verwenden, wird ein Mal als Stammdaten eingegeben. Die Eingabe der Stammdaten kann im voraus erfolgen - falls das möglich ist - oder im Moment der Eingabe der Buchungsbelege selbst, ohne dass Sie den Beleg verlassen sollen.

Kontenplan

Unter diesem Menüpunkt werden alle mit dem Definieren des Kontenplans verbundenen Positionen bearbeitet. Das sind die Stammdaten des Buchhaltungssystems, die den gesamten Buchungsprozess in BUSINESS NAVIGATOR steuern. Da diese Daten sehr wichtig für die Funktion des gesamten Systems sind, ist der Zugriff darauf nur für Mitarbeiter mit dem Zugriffsrecht "Supervisor" erlaubt. Zum Editieren dieser Daten ist der Hauptbuchhalter befugt, da sich die Änderungen dieser Daten auf den ganzen Buchungsprozess in BUSINESS NAVIGATOR auswirken.